Hướng dẫn cách chọn mua máy ghi âm điện thoại bàn
Cách chọn máy ghi âm điện thoại bàn phù hợp cho doanh nghiệp
Hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn là một trong những công cụ hưu ích giúp cho các doanh nghiệp nâng doanh số bán hàng cũng như nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp, cụ thể:
- Giúp cho nhận viên tuân thu trong giao dịch với khách hàng
- Trách nhiệm pháp lý trong các tranh chấp
- Tìm kiếm thông tin để thực hiện giao dịch
- Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
- Huấn luyện và đào tạo nhân viên
Việc lựa chọn đúng máy ghi âm điện thoại bàn không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ cuộc gọi mà còn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và quản lý hiệu suất nhân viên.
Hiện nay có rất nhiều loại thiết bị trên thị trường, nếu không hiểu rõ nhu cầu, bạn rất dễ chọn sai dẫn đến lãng phí chi phí.
Vậy làm thế nào để có một hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn phù hợp với doanh nghiệp, bài viết sau đây của chúng tôi sẽ giúp khách hàng một phần nào trong việc trang bị máy ghi âm điện thoại bàn phù hợp cho doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Ghi âm điện thoại bàn - Giải pháp quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp để tìm hiểu thêm về giải pháp và thiết bị
Máy ghi âm điện thoại bàn là gì?
Máy ghi âm điện thoại bàn là thiết bị dùng để ghi lại nội dung cuộc gọi giữa doanh nghiệp và khách hàng thông qua điện thoại bàn hoặc tổng đài.
Thiết bị này thường được sử dụng trong:
- Telesales
- Chăm sóc khách hàng
- Tư vấn dịch vụ
- Tổng đài doanh nghiệp
- Hỗ trợ kỹ thuật
Bạn có thể xem chi tiết các sản phẩm tại danh mục: Máy ghi âm điện thoại bàn
Khi nào doanh nghiệp cần dùng máy ghi âm điện thoại?
Bạn nên sử dụng thiết bị ghi âm khi:
- Cần kiểm soát chất lượng tư vấn
- Cần đào tạo nhân viên
- Cần lưu trữ nội dung giao dịch
- Cần xử lý khiếu nại khách hàng
Đặc biệt với doanh nghiệp có từ 3–5 nhân viên gọi điện trở lên, việc sử dụng thiết bị ghi âm gần như là bắt buộc.
5 tiêu chí quan trọng khi chọn mua máy ghi âm điện thoại
Đây là phần quan trọng nhất giúp bạn chọn đúng thiết bị cho doanh nghiệp với chi phí hợp lý
Tiêu chí 1: Chon theo số lượng line điện thoại
Số line chính là yếu tố quyết định bạn nên chọn thiết bị nào. Các thiết bị ghi âm được thiết kế theo dạng đóng gói sẵn với số line cố định từ 2,4,6,8,16,32...Bạn có thể căn cứ vào số line điện thoại của doanh nghiệp đang có mà chọn thiết bị cho phù hợp
Nếu doanh nghiệp bạn cần một bộ ghi âm điện thoại chuyên nghiệp, hoạt động ổn định thì có thể tham khảo mẫu Artech AQ8L
Ưu điểm:
- Hỗ trợ ghi âm 8 lines điện thoại
- Thiết kế chạy độc lập không cần máy tính nên tính ổn định rất cao
- Quản lý trực tiếp trên mạng LAN/WAN rất thuận tiện
- File ghi âm lưu trực tiếp lên thẻ nhớ
- Trang bị màn hình cảm ứng dễ dàng thao tác cấu hình và nhe lại
- Loa ngoài chất lượng cao
Tiêu chí 2: Chọn theo loại điện thoại đang sử dụng
Hiện nay trên thị trường có 3 loại điện thoại chính
- Điện thoại analog
- Điện thoại Digital
- Điện thoại IP
Mỗi loại điện thoại sẽ có thiết bị và giải pháp ghi âm riêng phù hợp, dó đó trước khi trang bị máy ghi âm điện thoai bàn thì bạn cần xem kỹ loại điện thoại mà doanh nghiệp đang sử dụng để chon được thiết bị phù hợp
Tiêu chí 3: Quản lý và truy cập từ xa
Nếu bạn cần:
- Nghe file ghi âm tại nhà
- Quản lý nhân viên từ xa
- Kiểm tra dữ liệu mọi lúc
- Quản lý dữ liệu ghi âm tập trung
→ bắt buộc chọn thiết bị có kết nối mạng và có hỗ trợ quản lý tập trung
Tiêu chí 4: Chọn theo dung lượng lưu trữ
Mỗi thiết bị ghi âm điên thoại bàn hỗ trợ dung lượng lưu trữ khác nhau phụ thuộc vào thẻ nhớ (hoặc HDD) thiết bị có thể hỗ trợ ghi âm từ vài trăm giờ đến hàng chục nghìn giờ. Do đó bạn căn cứ và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình mà chọn loại phù hợp
Thông thương 1GB thẻ nhớ hoặc ổ cứng sẽ cho phép lưu 70h ghi âm liên tục, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều line điện thoại cần ghi âm và cần lưu trữ thời gian dài thì nên chọn thiết bị có trang bị HDD từ 500GB đến 1TB.
Tiêu chí 5: Chọn theo ngân sách
Giá của mỗi thiết bị ghi âm điện thoai bàn phụ thuộc nhiều yếu tố như:
- Số line hỗ trợ
- Chạy độc lập hay găn với máy tính
- Thương hiệu
- Tính năng
Thường các bộ ghi âm điện thoại gắn với máy tính thì sẽ có chi phí rẻ hơn nhiều so với các thiết bị chạy độc lập, nên bạn cần cân nhắc chọn máy phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Chú ý không nên chọn loại quá rẻ, không có xuất xứ rõ ràng, ưu tiên tới độ ổn định của thiết bị.
Nên chọn máy ghi âm điện thoại 4 line hay 8 line?
Đây là một câu hỏi khá phổ biến với khách hàng khi cân nhắc lựa chọn thiết bị ghi âm cho doanh nghiệp của mình, việc lựa chọn 4 line hay 8 line nó phụ thuộc hoàn toàn vào số lượng số điện thoại hiện tại của doanh nghiệp cần ghi âm và khả năng mở rộng trong tương lai.
- Máy ghi âm điện thoại 4 line phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, các doanh nghiệp mới khởi nghiệp
- Máy ghi âm điện thoại 8 line phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa
- Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, Call center và Contact center cần ghi âm với số lượng lớn thì có thể dùng giải pháp ghi âm
Với nhu cầu ghi âm từ 4 line trở lại thì có thể tham khảo mẫu: Artech AQ4L
Với nhu cầu ghi âm lên tới 8 line thì tham khảo mẫu: Máy ghi âm điện thoại bàn Artech AQ8L
Chọn máy ghi âm điện thoại bàn, cố định phù hợp với doanh nghiệp
Trước khi có ý định trang bị một máy ghi âm điện thoai bàn cho doanh nghiệp thì bạn cần làm sáng tỏ một số yêu cầu với máy ghi âm điện thoại cụ thể như sau:
Nguồn tín hiệu điện thoại bạn đang dùng là analog, digital hay IP?
Nguồn tín hiệu điện thoại mà bạn đang cần ghi âm là gì, với mỗi loại nguồn tín hiệu ghi âm khách nhau thì sẽ có các thiết bị cũng như giải pháp ghi âm khác nhau, ở đây chúng tôi đưa ra một số máy ghi âm điện thoại bàn cho các nguồn ghi âm phổ biến trên thị trường hiện nay
- Máy ghi âm điện thoại bàn cho máy điện thoại sử dụng tín hiệu tương tự: Đây là tín hiệu phổ biến và thông dụng nhất hiên nay, hầu hết người dùng hiện tai đang dùng tín hiệu điện thoại là tín hiệu tương tự
- Máy ghi âm điện thoại bàn cho điện thoại sử dụng tín hiệu số: Tín hiệu thoai số cho chất lượng cuộc gọi tốt, nhưng về mức độ phổ biến thì không băng tín hiệu số, tín hiệu điện thoại số này chủ yếu là dùng cho các doanh nghiệp là chủ yếu
- Máy ghi âm điện thoại ban cho tín hiệu IP: Cùng với sự phát triển của công nghệ mạng thì dần dần tín hiệu IP sẽ thay thế tín hiệu tương tự
- Máy ghi âm điện thoại bàn cho tín hiệu không dây, điện thoại di động
- Máy ghi âm cho các nguồn âm thanh thi hệ thống bộ đàm, amply, micro phòng họp
Tùy theo tín hiệu hiện tại mà mình đang dùng là tín hiệu gì thì mọi người chọn cho mình một thiết bị phù hợp
Sơ đồ kết nối máy ghi âm điện thoại bàn, cố định
Sơ đồ kết nối tổng quan của máy ghi âm điện thoại bàn như sau:
Phân loại máy ghi âm điện thoại bàn
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu thiết bị ghi âm điện thoại bàn như Artech, Tansonic, ASC...Nhưng nhìn chung chúng ta có thể chia các thiết bị ghi âm điện thoại bàn, cố định ra làm 2 loại như sau, theo cách thức hoạt động của máy ghi âm điện thoại mà bạn mong muốn. Một là Máy ghi âm điện thoại bàn chạy độc lập không cần máy tính, hai là loại máy ghi âm điện thoại bàn gắn với máy tính, với mỗi loại thì có những ưu nhược điểm khác nhau:
Máy ghi âm điện thoại chạy độc lập:
Là thiết bị chạy hoàn toàn độc lập không cần có sự hỗ trợ của máy tính, ưu điểm của loại này là độ ổn định cao, chất lượng cuộc ghi âm tốt, ghi âm được nhiều loại tín hiệu. Nhược điểm của nó là giá thành cao. Nó có các loại từ 1 cổng, 2 cổng đến hàng trăm cổng. Với thiết bị này thì ta có thể thực hiện ghi âm đường trung kế, ghi âm máy nhánh tổng đài , hay là ghi âm máy bộ đàm.
Hình ảnh máy ghi âm điện thoại bàn chạy độc lập
Máy ghi âm điện thoại gắn với máy tính
Đây là thiết bị ghi âm được gắn với máy tính, được kết nối với máy tính thông qua cổng USB hoặc khe PCI, do phụ thuộc vào máy tính nên độ ổn định của thiết bị này thấp, hay bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như virus. Ưu điểm là giá thành rẻ. Nó có các loại 4 cổng tới 32 cổng
Hình ảnh card ghi âm điện thoại:
Giới thiệu một số thương hiệu máy ghi âm điện thoại bàn phổ biến trên thị trường
Và cuối cùng bạn quan tâm khi muốn trang bị một hệ thống máy ghi âm điện thoại bàn cho doanh nghiệp, đó là bạn quan tâm tới thương hiệu máy ghi âm điện thoại bàn nào. Hiện nay tại thị trường Việt Nam có những nhà cung cấp máy ghi âm điện thoại bàn như sau:
Máy ghi âm điện thoại Artech
Đây là một trong những thương hiệu cung cấp thiết bị ghi âm điện thoại chất lương, ổn định, có xuất xử tại Đài Loan, Artech cung cấp chủ yêu là dòng sản phẩm máy ghi âm chạy độc lập đáp ứng từ 2 lines cho tới hàng trăm line, hỗ trợ ghi âm cả tín hiệu điện thoại analog và điện thoại IP, các thiết bị ghi âm điện thoại của Artech có thể ghi âm độc lập tại một địa điểm, hoặc có thể được kết nối với nhau và quản lý tập trung lên tới vài trăm điểm, đáp ứng được nhu cầu ghi âm của các tập đoàn lớn. Thiết bị có chất lượng tốt hoạt động ổn định, giá thành hợp lý nên được rất nhiều khách hàng lựa chọn đặc biệt các doanh nghiệp trong lĩnh vực Điện Lực, vân tải. Một số model phổ biến trên thị trường
- Artech AJ2L: Hỗ trợ ghi âm 2 lines điện thoại analog, có khả năng nâng cấp lên đê ghi âm được 32 máy điện thoại IP chuẩn SIP, máy được trang bị màn hình cảm ứng 5", thẻ nhớ lưu trữ 16G (tương đương 1,120h ghi âm liên tục) và có khả năng mở rộng lên 64G (tương đương 4,480h ghi âm liên tục
- Artech AQ4L: Hỗ trợ ghi âm 4 lines điện thoại analog, có khả năng nâng cấp lên đê ghi âm được 32 máy điện thoại IP chuẩn SIP, máy được trang bị màn hình cảm ứng 5", thẻ nhớ lưu trữ 16G (tương đương 1,120h ghi âm liên tục) và có khả năng mở rộng lên 64G (tương đương 4,480h ghi âm liên tục
- Artech AQ8L: Hỗ trợ ghi âm 8 lines điện thoại analog, có khả năng nâng cấp lên đê ghi âm được 32 máy điện thoại IP chuẩn SIP, máy được trang bị màn hình cảm ứng 5", thẻ nhớ lưu trữ 16G (tương đương 1,120h ghi âm liên tục) và có khả năng mở rộng lên 64G (tương đương 4,480h ghi âm liên tục.
- Artech AD08L: Hỗ trợ ghi âm 8 lines điện thoại analog, có khả năng nâng cấp lên đê ghi âm được 32 máy điện thoại IP chuẩn SIP, máy được trang bị màn hình cảm ứng 5", thẻ nhớ lưu trữ 16G (tương đương 1,120h ghi âm liên tục) và có khả năng mở rộng lên 64G (tương đương 4,480h ghi âm liên tục, hỗ trợ truy cập qua Web.
- Artech AK seri: Hỗ trợ ghi âm từ 8 tới 32 máy nhánh analog và có năng nâng cấp lên để ghi âm được 64 máy điện thoại IP chuẩn SIP, máy được trang bị màn hình cảm ứng 5", ổ cứng lưu trữ lên tới 1TB tương đương 72,000h ghi âm liên tục.
Máy ghi âm điện thoại Tansonic
Tansonic là nhà cung cấp máy ghi âm điện thoại bàn đến từ Trung Quốc, sản phẩm của Tansonic tập trung vào phân khúc giá hợp lý, chất lượng ổn định, máy ghi âm điện thoại bàn, cố định của Tansonic là dòng kết hợp với máy tính qua cổng USB, tức là để ghi âm được thì ta cấn trang bị các box ghi âm có dung lượng từ 2 tới 16 lines kết nối với máy tính, đông thời máy tính đó cần cài phầm mềm quản lý ghi âm, các phâm mềm này được cung cấp miễn Phí. Một số Model phổ biến trên thị trường của hãng Tansonic:
- Tansonci T5U2: Hỗ trợ ghi âm 2 điện thoại analog, kết nối với máy tính thông qua cổng USB, dữ liệu được ghi âm lên ổ cứng của máy tính nên thời gian lưu trữ được quyết định bởi dung lương ổ cứng của máy tính. Ngoại ra Tansonic T5U2 cũng được kết hợp với bộ chuyển đổi headset sang đường line để ghi âm các điện thoại IP Phone chuẩn HFA và cá điện thoại số chuyên dụng.
- Tansonci T5U4: Hỗ trợ ghi âm 4 điện thoại analog, kết nối với máy tính thông qua cổng USB, dữ liệu được ghi âm lên ổ cứng của máy tính nên thời gian lưu trữ được quyết định bởi dung lương ổ cứng của máy tính. Ngoại ra Tansonic T5U2 cũng được kết hợp với bộ chuyển đổi headset sang đường line để ghi âm các điện thoại IP Phone chuẩn HFA và cá điện thoại số chuyên dụng.
- Tansonci T5U8: Hỗ trợ ghi âm 8 điện thoại analog, kết nối với máy tính thông qua cổng USB, dữ liệu được ghi âm lên ổ cứng của máy tính nên thời gian lưu trữ được quyết định bởi dung lương ổ cứng của máy tính. Ngoại ra Tansonic T5U2 cũng được kết hợp với bộ chuyển đổi headset sang đường line để ghi âm các điện thoại IP Phone chuẩn HFA và cá điện thoại số chuyên dụng.
- Tansonci T5U16: Hỗ trợ ghi âm 16 điện thoại analog, kết nối với máy tính thông qua cổng USB, dữ liệu được ghi âm lên ổ cứng của máy tính nên thời gian lưu trữ được quyết định bởi dung lương ổ cứng của máy tính. Ngoại ra Tansonic T5U2 cũng được kết hợp với bộ chuyển đổi headset sang đường line để ghi âm các điện thoại IP Phone chuẩn HFA và cá điện thoại số chuyên dụng.
Máy ghi âm điện thoại Total Recall
Total Recall: Có các loại 4, 8, 16, 32 line là thương hiệu của Đức, giá thành cao, phù hợp với khách hàng lớn như Ngân Hàng, Tài Chính. Có thể ghi âm tín hiệu Analog, E1/ISDN/VoIP.
Máy ghi âm điện thoại Multisun
Multisun: Là thương hiệu của Đài Loan, hoạt động ổn định giá thành hợp lý, có thể ghi âm được tín hiệu analog, số (E1/ISDN), VoIP. Nó có các loại 4, 8, 16, 32 cổng và có thể lên tới hàng trăm cổng, tùy theo yêu cầu.
Máy ghi âm điện thoại VoiceSoft
Là thương hiệu ghi âm giá rẻ, phù hợp mục đích sử dụng không cần chất lượng cuộc ghi âm tốt có các loại 2, 4, 8, 16, 32 line
Trên đây là những phân tích qua của chúng tôi về thị trường máy ghi âm điện thoại bàn ở Việt Nam. Tùy theo mục đích sử dụng và ngân sách cho phép, quý khách hàng có thể cân nhắc lựa chọn cho mình một hệ thống phù hợp.
Những sai lầm thường gặp khi chọn mua máy ghi âm điện thoại
Nhiều doanh nghiệp mắc phải các lỗi sau:
- Chọn sai số line
- Không kiểm tra loại điện thoại
- Không tính nhu cầu mở rộng
- Không cần nhưng vẫn mua loại quá cao cấp
- Mua rẻ nhưng không ổn định
Đây là lý do nhiều hệ thống phải thay lại sau vài tháng sử dụng.
Kết luận: Nên chọn máy ghi âm điện thoại nào?
- Doanh nghiệp nhỏ → chọn 4 line
- Doanh nghiệp vừa → chọn 8 line
- Cần ổn định → chọn thiết bị chuyên dụng
Nếu bạn đang cần giải pháp phù hợp, hãy xem tại: Máy ghi âm điện thoại bàn cho doanh nghiệp
Địa chỉ mua máy ghi âm điện thoại bàn uy tín
Quý khách cần thêm thông tin chi tiết về các loại máy ghi âm điện thoại bàn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất. Với hơn 20 năm kình nghiệm trong việc tư vấn và triển khai các hệ thống ghi âm điện thoại bàn cho các doanh nghiệp, tổ chức, các nhân trên toàn quốc. Cùng sự hỗ trợ của các hãng viễn thông nối tiếng trên thế giới, chúng tôi tự tin mang đến cho quý khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chi phí tối ưu nhất. Mọi chi tiết xin liên hệ:
Công ty Cổ Phần Thương mại và Kỹ thuật LAB Việt Nam
Trụ sở: Số 27,ngách 93/7, ngõ 93 Hồ Tùng Mậu, P. Từ Liêm, Hà Nội
Tel: (024) 320 39888
Hotline: 093 465 9368
